Donner un accès à son équipe sans prêter son mot de passe

• vous ne savez plus qui a fait quoi, une rupture déclarée, un prix changé, un message envoyé ;
• quand quelqu'un part, il faut changer le mot de passe partout et prévenir tout le monde ;
• celui qui accède à un outil accède souvent à tout, la facturation, les coordonnées bancaires, la suppression du compte.

Le risque, c'est moins la malveillance que l'erreur. Un geste fait de bonne foi, au mauvais endroit, que personne ne peut retrouver.

La règle est simple. Chacun a son propre accès, limité à ce que son poste demande, et qu'on peut retirer sans toucher aux autres. La plupart des outils le permettent, encore faut-il aller chercher le réglage :

• la caisse, avec un code ou un profil par serveur ;
• les réseaux sociaux, avec des rôles au lieu d'un identifiant commun ;
• la fiche Google, avec des gestionnaires ajoutés par leur propre adresse ;
• la banque, jamais partagée.

Posez la question poste par poste. De quoi cette personne a-t-elle besoin pour travailler ? Un cuisinier doit pouvoir saisir une livraison et déclarer une perte, mais il n'a besoin ni de voir vos marges ni de modifier votre abonnement.

C'est ainsi que fonctionne le stock dans Plate. Chaque personne de l'équipe reçoit un lien privé, à son prénom. Elle voit ce qu'il faut commander et saisit une livraison, un inventaire ou une perte, sans voir les prix d'achat ni les marges, et sans accès au reste. Chaque saisie est signée de son prénom, et le lien se retire d'un geste.

Tenez une liste de qui a accès à quoi, elle tient sur une page. Le jour d'un départ, suivez-la ligne par ligne, caisse, messagerie, réseaux, outils, clés et alarme. Profitez-en pour vérifier les accès oubliés d'anciens salariés.