Le RGPD et le fichier clients d'un restaurant

• Une raison précise. Vous prenez un numéro pour confirmer une réservation, pas « au cas où ».
• Le strict nécessaire. Pas besoin d'une date de naissance complète pour offrir un dessert.
• Une durée. Les données d'un client qui ne vient plus ne se gardent pas éternellement.
• L'information. Le client sait qui collecte, pourquoi, et comment exercer ses droits.
• La sécurité. Le cahier ne traîne pas sur le comptoir, et le fichier a un mot de passe.

Ces principes viennent du règlement (UE) 2016/679, le RGPD. La CNIL publie des guides pour les petites entreprises, c'est là qu'il faut aller voir.

Envoyer un SMS ou un mail commercial à un particulier suppose en principe son accord préalable, donné en connaissance de cause. C'est l'article L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques. Il existe une exception pour vos clients existants et des offres comparables, à condition qu'ils aient été informés et puissent s'y opposer simplement. Chaque message doit permettre de se désinscrire, et la CNIL détaille ces règles.

Autrement dit, un numéro donné pour une réservation ne vous autorise pas à envoyer vos promotions.

Un client peut vous demander ce que vous savez de lui, le faire corriger ou effacer, et vous devez répondre dans le délai prévu par le règlement. Il faut donc pouvoir retrouver une personne et la supprimer, ce qui est simple avec un outil et pénible avec trois cahiers.

Même avec un logiciel, vous restez responsable des données de vos clients, et l'éditeur est votre sous-traitant. Vérifiez où les données sont hébergées et ce que dit son contrat. Dans Plate, le programme de fidélité ne demande qu'un numéro de téléphone, l'anniversaire se donne sans l'année, vous pouvez effacer un client depuis votre espace, et une mention d'information s'affiche là où le numéro est saisi.