Construire le planning de l'équipe sur une semaine

Beaucoup de plannings recopient celui de la semaine d'avant. Reprenez plutôt vos chiffres, le nombre de couverts par service sur les quatre dernières semaines et les heures où ils arrivent. Vous verrez des écarts que l'habitude cache, un jeudi soir plus chargé que le vendredi midi, un dimanche qui démarre tard.

Avec une carte digitale, les heures où elle est ouverte donnent la même information sans rien compter. Les statistiques de Plate montrent les heures d'affluence et les jours les plus fréquentés.

Pour chaque service, écrivez les postes dont vous avez besoin, un chef de partie au chaud, un commis, une plonge, deux serveurs, un bar. C'est le besoin. Ensuite seulement, mettez des noms en face. Dans cet ordre, le planning ne se construit pas autour des préférences de chacun.

• repérez les services où un seul absent bloque tout, et prévoyez qui remplace ;
• mélangez les expérimentés et les nouveaux, au lieu de mettre tous les nouveaux le mardi ;
• comptez le temps de mise en place et de fermeture, et pas seulement le service.

Le temps de travail est encadré par le Code du travail et par la convention collective des hôtels, cafés et restaurants, qui a ses propres règles sur les durées maximales, le repos quotidien et hebdomadaire, les coupures, les heures supplémentaires et le travail des jeunes. Ces règles évoluent. Vérifiez-les sur Légifrance, sur le site du ministère du Travail ou auprès de votre expert-comptable, plutôt que de vous fier à l'usage.

Les horaires doivent être communiqués aux salariés, et gardés. C'est ce document que l'inspection du travail demande en cas de contrôle.

Un planning affiché le dimanche soir pour le lundi désorganise la vie de tout le monde, et prépare les absences. Publiez-le à jour fixe, le plus tôt possible, et respectez les délais de prévenance prévus par les textes quand quelque chose change.

Notez les échanges entre collègues sur le planning lui-même. Un échange décidé à l'oral, c'est celui dont personne ne se souvient le jour où il manque quelqu'un.